Tietosuojaseloste
Asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita sekä sidosryhmiä koskeva tietosuojaseloste.
1. Rekisterinpitäjä
- Rekisterinpitäjä
- Toneco Oy
- Osoite
- Haagan pappilantie 2 A, 00320 Helsinki
- Puhelin
- 010 666 2230
- Sähköposti
- tietosuoja@toneco.fi
- Y-tunnus
- 0845125-2
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Toni Reunanen, myyntijohtaja
toni.reunanen@toneco.fi
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Toneco Oy, Audio Friends Oy ja Mainosvirta Oy käsittelevät asiakkaidensa, potentiaalisten asiakkaidensa sekä sidosryhmiensä henkilötietoja. Tietosuojaselostetta sovelletaan verkkosivuihimme, markkinointiin ja asiakassuhteen hoitoon, asiakasviestintään, palveluiden myyntiin sekä tarjoamiimme tuotteisiin ja palveluihin liittyvän henkilötietojen käsittelyyn.
4. Rekisterin tietoseloste
Rekisteröidyt ovat Tonecon (Toneco Oy), Audience Firstin (Audio Friends Oy) ja Mainosvirran (Mainosvirta Oy) asiakkaita, jotka
- vierailevat yritysten toimitiloissa (Toneco Oy ja Audio Friends Oy) tai yritysten verkkosivuilla ja saavat rekisteröinnin myötä käyttäjätilin Mvisioniin tai Toneco Playeriin,
- ostavat edellä mainittujen yhtiöiden tuotteita tai palveluita,
- jättävät yhteystietoja yhteydenottolomakkeen kautta, tai
- osallistuvat toiminnan kehittämiseen antamalla palautetta tai osallistumalla asiakastutkimuksiin.
Käsiteltyjä henkilötietoja ovat nimi- ja osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, organisaatio, tilatut palvelut ja tuotteet tarkennettuine sisältöineen, tuotteiden ja palveluiden maksutiedot ja ostotapahtumiin liittyvät tiedot sekä tekniset verkkotunnistetiedot (ks. kohta 12).
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteenä toimivat rekisteröidyn itse antamat tiedot asiakassuhteen syntymisen yhteydessä, tuotteiden ja palveluiden tilausta tehtäessä, yhteydenottolomakkeen käyttämisessä tai asiakaspalautteen annon yhteydessä sekä asiakkaan suullisesti antamat tiedot palveluita ja tuotteita ostettaessa.
Potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja saadaan myös julkisista lähteistä, mm. numeropalvelut, yritysrekisterit ja yritysten verkkosivustot.
6. Henkilötietojen säilytysaika
Oikeutettuun etuun perustuvia henkilötietoja säilytetään korkeintaan 2 vuotta viimeisimmästä asiakaskontaktista. Sopimukseen perustuvia henkilötietoja säilytetään 2 vuotta tai kirjanpitolain vaatima aika.
7. Säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansille osapuolille näiden omiin tarkoituksiin. Käytämme kuitenkin ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja lukuumme: verkkosivujen ylläpito ja hostaus, analytiikka- ja mainonnan mittauspalvelut (ks. kohta 12) sekä asiakas- ja sähköpostijärjestelmät. Näiden kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimukset.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Olemme valinneet tietojesi säilytyspaikaksi tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset.
Jotkin palveluntarjoajistamme, kuten Google ja Microsoft, voivat käsitellä tai varmuuskopioida tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin. Siirrot perustuvat EU:n komission hyväksymiin siirtomekanismeihin: molemmat edellä mainitut ovat sertifioituneet EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–U.S. Data Privacy Framework), ja tarvittaessa siirroissa nojataan lisäksi komission vakiosopimuslausekkeisiin.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Tietoverkko ja IT-laitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muin teknisin toimenpitein. IT-laitteet sijaitsevat lukitussa ja valvotussa tilassa.
10. Tarkastusoikeus
Jokaisella on oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä ja oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.
Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona tai lähettämällä tarkastuspyyntö osoitteeseen tietosuoja@toneco.fi. Tarkastuspyyntö on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.
11. Oikeus vaatia tiedon poistamista ja oikaisemista
Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan tiedon oikaisemista, täydentämistä ja poistamista.
Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti: pyynnössä on ilmoitettava nimi sekä virheelliset ja korjatut tiedot. Pyyntö osoitetaan sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@toneco.fi.
12. Sivuston käytön analytiikka
Verkkosivujen käyttöä seurataan analytiikkatyökaluilla, jotka asetetaan käyttöön vain jos annat niille suostumuksen evästebannerissa. Käytössä ovat:
- Google Analytics 4 – kävijämäärät, liikenteen lähteet ja sivujen käyttö. Kerättyä tietoa ovat mm. katsotut sivut, viittaava lähde, karkea sijainti, laite- ja selaintiedot sekä lyhennetty IP-osoite.
- Microsoft Clarity – lämpökartat ja istuntonauhoitteet. Palvelu tallentaa istunnon aikana hiiren liikkeet, klikkaukset ja vierityksen, jotta näemme miten sivut käytännössä toimivat. Lomakekenttien sisältö on maskattu nauhoitteista, eikä nauhoitteita käytetä yksittäisen käyttäjän tunnistamiseen tai seuraamiseen.
- Google Ads ‑konversioseuranta – mainonnan tuloksellisuuden mittaaminen, jos annat suostumuksen markkinointievästeille.
Analytiikkatietoa käytetään verkkosivuston ja palveluidemme kehittämiseen sekä markkinoinnin kohdentamiseen ja mittaamiseen. Käsittelyn oikeusperuste on suostumus, jonka voit peruuttaa milloin tahansa. Ilman suostumusta sivustolla asetetaan vain toiminnan kannalta välttämättömät evästeet.
Google ja Microsoft toimivat näissä palveluissa henkilötietojen käsittelijöinä lukuunsa tehtyjen sopimusten perusteella. Ne voivat käsitellä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolella; siirtoperusteet on kuvattu kohdassa 8.
13. Evästeet
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita sivustot voivat käyttää tehdäkseen käyttäjäkokemuksesta tehokkaamman.
Lain mukaan voimme tallentaa evästeitä laitteellesi, mikäli se on ehdottoman tärkeää sivuston toiminnan kannalta. Tarvitsemme suostumuksesi muunlaisten evästeiden käytölle.
Sivuston käyttämät evästeet, niiden tarkoitukset ja voimassaoloajat on kuvattu erillisessä evästekäytännössä, jossa voit myös muuttaa tai peruuttaa suostumuksesi.